Wstęp
Początek roku to moment, w którym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych publikuje plan kontroli sektorowych. Dla wielu organizacji jest to jedynie komunikat o charakterze informacyjnym. W praktyce jednak dokument ten stanowi jedną z najważniejszych wskazówek dotyczących kierunków egzekwowania przepisów RODO w nadchodzących miesiącach.
Plan kontroli nie powstaje przypadkowo. Do jego przygotowania wykorzystywane są doświadczenia organu nadzorczego z poprzednich lat – w szczególności analiza skarg, zgłoszeń naruszeń oraz obszarów, w których identyfikowane są powtarzające się problemy z przestrzeganiem przepisów o ochronie danych osobowych.
Tegoroczny plan kontroli jasno wskazuje zmianę akcentów. W 2026 r. szczególna uwaga regulatora koncentrować się będzie na trzech obszarach istotnych dla sektora prywatnego:
- marketing i podstawy prawne komunikacji marketingowej,
- platformy internetowe i przetwarzanie danych użytkowników usług online,
- bezpieczeństwo danych w kontekście monitoringu wizyjnego.
W praktyce oznacza to, że znaczna część organizacji działających w środowisku cyfrowym powinna potraktować ten rok jako moment weryfikacji zgodności z RODO w obszarach operacyjnych.
Dlaczego plan kontroli ma realne znaczenie dla biznesu?
Kontrole sektorowe są jednym z narzędzi strategicznych wykorzystywanych przez organ nadzorczy. Ich celem nie jest jedynie reagowanie na incydenty, lecz również kształtowanie standardów rynkowych i wskazywanie obszarów wymagających poprawy.
Jeżeli dany sektor pojawia się w planie kontroli, oznacza to zazwyczaj:
- wzrost liczby postępowań kontrolnych,
- intensyfikację działań nadzorczych,
- większą jednolitość podejścia organu do oceny zgodności,
- wzrost ryzyka skarg i postępowań administracyjnych.
Plan kontroli można więc traktować jako mapę obszarów podwyższonego ryzyka regulacyjnego.
Marketing pod lupą regulatora
Rosnące znaczenie legalności działań marketingowych
Jednym z kluczowych obszarów planu kontroli na 2026 r. są podmioty marketingowe, ze szczególnym uwzględnieniem podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych w celach marketingowych. Należy podkreślić, że zakres ten nie ogranicza się wyłącznie do agencji marketingowych. W praktyce obejmuje wszystkie organizacje prowadzące działania marketingowe lub sprzedażowe z wykorzystaniem danych osobowych, w szczególności podmioty:
- realizujące kampanie marketingowe i sprzedażowe,
- korzystające z systemów CRM oraz narzędzi marketing automation,
- prowadzące wysyłkę newsletterów i komunikacji elektronicznej,
- prowadzące działania prospectingowe (w tym tzw. cold outreach),
- budujące i utrzymujące bazy marketingowe.
Uwzględnienie tego obszaru w planie kontroli jest bezpośrednią konsekwencją rosnącej liczby skarg dotyczących niezamówionej komunikacji marketingowej oraz systematycznie zwiększającej się świadomości osób fizycznych w zakresie przysługujących im praw. W praktyce oznacza to wzrost oczekiwań regulatora wobec transparentności działań marketingowych, prawidłowego pozyskiwania zgód oraz możliwości wykazania legalności przetwarzania danych.
Najczęstsze ryzyka w obszarze marketingu
Z perspektywy praktyki doradczej można wskazać kilka powtarzających się problemów:
Nieaktualne podstawy prawne
W wielu organizacjach działania marketingowe nadal opierają się na modelach zgodności wypracowanych kilka lat temu, które nie uwzględniają zmian legislacyjnych, nowych regulacji sektorowych ani aktualnych stanowisk organów nadzorczych. W efekcie stosowane podstawy prawne mogą być niewłaściwe lub niewystarczająco udokumentowane w odniesieniu do obecnych praktyk marketingowych.
Brak przeglądu baz marketingowych
Częstym problemem jest brak systematycznej weryfikacji baz danych wykorzystywanych w działaniach marketingowych. W praktyce oznacza to brak kontroli nad:
- źródłami pozyskania danych,
- zakresem i aktualnością udzielonych zgód,
- aktualnością danych kontaktowych oraz zasadnością dalszego ich przetwarzania.
Brak takiego przeglądu zwiększa ryzyko przetwarzania danych bez ważnej podstawy prawnej.
Brak dowodów zgód
Zasada rozliczalności wynikająca z RODO wymaga, aby administrator był w stanie wykazać legalność przetwarzania danych osobowych. W kontekście działań marketingowych oznacza to konieczność posiadania wiarygodnej i kompletnej dokumentacji potwierdzającej moment, zakres oraz sposób uzyskania zgody. Brak takich dowodów istotnie zwiększa ryzyko zakwestionowania legalności komunikacji marketingowej.
Internetowe platformy dostaw i pośrednictwa online
Cyfrowe modele biznesowe w centrum zainteresowania
Drugim istotnym obszarem zapowiedzianych kontroli są internetowe platformy dostaw i pośrednictwa, czyli podmioty świadczące usługi za pośrednictwem aplikacji i serwisów online. W szczególności dotyczy to:
- platform marketplace,
- aplikacji typu delivery,
- platform usługowych,
- serwisów łączących klientów z usługodawcami.
Uwzględnienie tego sektora w planie kontroli oznacza wyraźną koncentrację regulatora na modelach biznesowych opartych na intensywnym przetwarzaniu danych użytkowników, w tym danych identyfikacyjnych, kontaktowych, lokalizacyjnych oraz danych dotyczących zachowań i preferencji. W praktyce można spodziewać się zwiększonej weryfikacji zgodności procesów cyfrowych z zasadami RODO, w szczególności w zakresie transparentności, minimalizacji danych oraz bezpieczeństwa przetwarzania.
Dlaczego ten sektor jest szczególnie istotny?
Platformy internetowe przetwarzają bardzo szeroki zakres danych osobowych użytkowników, w szczególności:
- dane identyfikacyjne i kontaktowe,
- dane lokalizacyjne,
- dane dotyczące aktywności, zachowań i preferencji,
- historię zamówień i transakcji.
Skala, ciągłość oraz złożoność tych procesów – często obejmujących wiele systemów, integracji i podmiotów współpracujących – powodują istotny wzrost ryzyka naruszeń ochrony danych. W konsekwencji sektor ten znajduje się w obszarze szczególnego zainteresowania regulatora, zwłaszcza w kontekście bezpieczeństwa przetwarzania, transparentności oraz prawidłowego zarządzania danymi użytkowników.
Monitoring wizyjny w podmiotach leczniczych
Bezpieczeństwo danych dzieci jako szczególny priorytet.
Kolejnym obszarem zapowiedzianych kontroli są podmioty lecznicze wykorzystujące monitoring wizyjny, w szczególności placówki pediatryczne. Monitoring wizyjny od lat pozostaje jednym z najbardziej wymagających zagadnień w praktyce ochrony danych osobowych, zwłaszcza w kontekście konieczności zachowania zasady proporcjonalności i minimalizacji przetwarzania.
Kontrole będą koncentrować się m.in. na:
- zakresie stosowania systemów monitoringu,
- okresach przechowywania nagrań,
- zasadach dostępu do materiałów wizyjnych,
- adekwatności i proporcjonalności stosowanych rozwiązań.
W przypadku placówek medycznych poziom ryzyka jest dodatkowo podwyższony ze względu na przetwarzanie danych szczególnych kategorii oraz danych dzieci, które wymagają szczególnego poziomu ochrony i staranności organizacyjnej.
Co kontrole oznaczają w praktyce?
Koniec „papierowego RODO”. Plan kontroli na 2026 r. wpisuje się w szerszy, obserwowany w całej Europie trend przechodzenia od formalnej zgodności do zgodności operacyjnej. Oznacza to odejście od podejścia opartego wyłącznie na dokumentacji na rzecz weryfikacji realnego funkcjonowania mechanizmów ochrony danych w organizacji.
W praktyce organ nadzorczy koncentruje się dziś na odpowiedzi na kluczowe pytanie:
czy RODO działa w organizacji w praktyce, a nie tylko w dokumentach.
Oznacza to konieczność wykazania, że:
- procedury są aktualne i dostosowane do rzeczywistych procesów biznesowych,
- są stosowane w codziennej działalności organizacji,
- pracownicy znają swoje obowiązki i potrafią je realizować,
- organizacja potrafi udokumentować podejmowane działania oraz wykazać ich skuteczność.
Najczęstsze luki identyfikowane w organizacjach
W kontekście zapowiedzianych kontroli szczególnie często identyfikowane są powtarzające się braki w obszarze praktycznego stosowania przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności:
- nieaktualne klauzule informacyjne oraz polityki prywatności, które nie odzwierciedlają rzeczywistych procesów przetwarzania,
- brak systematycznego przeglądu formularzy i procesów online pod kątem zgodności z RODO,
- brak audytów dotyczących udostępniania danych partnerom i dostawcom,
- brak aktualnych analiz ryzyka oraz ich cyklicznej weryfikacji,
- brak dowodów faktycznego stosowania przyjętych procedur w praktyce.
Są to obszary, które organ nadzorczy najczęściej weryfikuje w toku kontroli, ponieważ bezpośrednio wpływają na możliwość wykazania zgodności z zasadą rozliczalności.
Wnioski
Plan kontroli sektorowych UODO na 2026 r. stanowi wyraźny sygnał dotyczący kierunków egzekwowania przepisów o ochronie danych osobowych w najbliższym czasie. W szczególności podkreśla rosnące znaczenie:
- zgodności działań marketingowych i legalności wykorzystywania danych w komunikacji z klientami,
- bezpieczeństwa przetwarzania danych użytkowników platform internetowych,
- faktycznego, operacyjnego wdrożenia środków ochrony danych w organizacjach.
Dla wielu podmiotów jest to właściwy moment na weryfikację aktualnego poziomu zgodności oraz dostosowanie procesów do rosnących oczekiwań regulatorów i rynku. Ochrona danych osobowych przestaje być wyłącznie zagadnieniem prawnym – staje się integralnym elementem zarządzania ryzykiem, budowania zaufania oraz odpowiedzialnego prowadzenia działalności w środowisku cyfrowym.
