Inspiracją do napisania tego artykułu jest rzeczywista sytuacja, która przytrafiła się naszej Spółce. W ciągu dwóch-trzech dni dostaliśmy kilka e-maili od niemieckich firm o rzekomo wystawionej przez nas fakturze. Część z odbiorców od razu się zorientowała, że mail jest wyłudzeniem bagatela 7 000 euro, natomiast część prosiła nas o potwierdzenie, co to za usługa i kto z ich firmy taką usługę zamawiał.
Dlaczego te firmy zwracały się do nas?
Otóż na fakturze widniało nasze logo, nazwa, adres siedziby i NIP. Rachunek do opłacenia faktury oczywiście nie był nasz i z żadną z tych firm nie mieliśmy wcześniej relacji biznesowych, nie posiadaliśmy też wcześniej maili adresatów.
Wszystko wskazuje na to, że ktoś nielegalnie wykorzystał dane naszej firmy i spreparował fakturę z zamiarem wyłudzenia pieniędzy.
Tym razem trafiło na firmy z Niemiec, następnym razem to Ty możesz dostać podobną wiadomość wysyłaną przez oszustów, a skopiowane i nieuczciwie użyte dane mogą dotyczyć innej firmy.
Jak nie dać się nabrać?
Zachowaj szczególną ostrożność, kiedy otrzymujesz maile, zwłaszcza dotyczące płatności:
- upewnij się, czy adres e-mail nadawcy jest standardowy – taki, z jakiego zazwyczaj przychodzą faktury,
- dokładne sprawdź, czy w adresie e-mail nadawcy, zwłaszcza w imieniu, nazwisku, czy domenie nie ma żadnej literówki,
- sprawdź, czy domena nadawcy, nawet wyglądająca na firmową, jest właściwa (taka, jak być powinna w przypadku danej firmy, np. tak jak zwykle .com, a nie wyjątkowo odmiennie .net),
- sprawdź, czy polski numer konta podany na fakturze rzekomo do opłacenia znajduje się na tzw. białej liście podatników VAT i czy jest przypisany do właściwej firmy. Takie sprawdzenie należy zrobić tutaj: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka,
- uważne sprawdź, jak wygląda stopka/podpis wysłanego maila, czy nie budzi żadnych wątpliwości,
- zwróć szczególną uwagę na to, jak brzmi sam e-mail. Czasami przy tłumaczeniu maszynowym niektóre sformułowania czy formy gramatyczne mogą wzbudzić od razu podejrzenia.
W przypadku jakichkolwiek sygnałów ostrzegawczych upewnij się w zespole (księgowość, zakupy, osoba odpowiedzialna za obszar, którego dotyczy usługa), czy takiej faktury faktycznie należało się spodziewać i czy zgadza się ona z zamówieniem.
W razie uzasadnionego podejrzenia oszustwa, rozważ zgłoszenie sprawy do organów ścigania (art. 286 kodeksu karnego).
Licho nie śpi, oszustwa się zdarzają, ale bądź czujny i ostrożny – masz realną szansę na wyłapanie błędu, zanim nastąpi szkoda.
