iSecure logo
Blog

Prywatne dane kontaktowe pracownika – na jakich zasadach można je przetwarzać

Kategorie

Dzisiaj bierzemy na warsztat temat przetwarzania prywatnych danych kontaktowych pracownika, czyli w szczególności jego prywatnego numeru telefonu i adresu e-mail. Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że nie ma o czym mówić. Możliwe, że sporo pracodawców przetwarza na co dzień takie informacje – przecież nasz pracownik, jeszcze na etapie rekrutacji przekazał swoje dane kontaktowe, wydawałoby się więc, że swobodnie można je dalej wykorzystywać. Czy tak w rzeczywistości jest? Otóż nie.

Na etapie rekrutacji kandydat podaje dobrowolnie wybrane przez niego dane kontaktowe wyłącznie w związku z prowadzonym procesem rekrutacyjnym. Gdy pracodawca zdecyduje się już na zatrudnienie wybranej osoby, mamy do czynienia z nowym procesem przetwarzania danych osobowych, a cele przetwarzania są odmienne od tych przyjętych na etapie rekrutacji.

Jeżeli pracodawca chce kontaktować się z pracownikiem, jak również umożliwić mu kontakt z innymi pracownikami oraz ewentualnie klientami/kontrahentami, powinien zapewnić pracownikowi odpowiednie narzędzia do tego celu. Obejmuje to nie tylko sprzęt, ale także służbowy numer telefonu i służbowy adres e-mail. Na przetwarzanie wskazanych danych kontaktowych pracodawca nie musi odbierać zgody pracownika. Podstawą prawną dla ich wykorzystywania jest co do zasady prawnie uzasadniony interes pracodawcy.

Inaczej jest w przypadku, gdy pracodawca nie zapewnił pracownikowi służbowych danych kontaktowych, a zachodzi konieczność porozumienia się z pracownikiem w sprawach służbowych. Co zrobić w takiej sytuacji? Odebrać zgodę od pracownika na przetwarzanie jego prywatnego numeru telefonu lub prywatnego adresu e-mail (ewentualnie innych danych kontaktowych). W tym miejscu trzeba podkreślić, że pracownik ma prawo tej zgody odmówić i nie mogą go z tego tytułu spotkać żadne negatywne konsekwencje. Mówi o tym wprost kodeks pracy. Pracownik musi mieć zapewnioną swobodę co do podjęcia powyższej decyzji. Co istotne, nie można zmusić pracownika, aby zgodził się łącznie na przetwarzanie zarówno prywatnego numeru telefonu, jak i prywatnego adresu e-mail. Może on albo w ogóle nie wyrazić zgody, albo wyrazić zgodę na jeden kanał komunikacji, albo na kilka lub wszystkie. Pamiętaj, aby zgodnie z zasadą rozliczalności udokumentować wyrażenie zgody przez pracownika. Może ona mieć formę pisemną lub mailową. Ustną zgodę będzie trudno udowodnić. Zwróć także uwagę na to, że choć co do zasady w przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody dane osobowe mogą być przechowywane do czasu jej cofnięcia, to w przypadku ustania zatrudnienia pracodawca powinien uznać, że wyczerpał się cel przetwarzania prywatnych danych kontaktowych pracownika i również powinien te dane usunąć.

Pobierz wpis w wersji pdf

Podobne wpisy:

„Zgłoś incydent!” iSecure z pomocą w analizie naruszeń ochrony danych osobowych

Ktoś z Twojej organizacji udostępnił przypadkiem wezwanie do zapłaty niewłaściwemu odbiorcy? A może wysłałeś e-mailem ważne dokumenty do wielu odbiorców spoza firmy i zapomniałeś o skorzystaniu z opcji UDW? Mam dla Ciebie złą wiadomość – najprawdopodobniej doszło do naruszenia ochrony danych osobowych. Taki incydent wymaga dogłębnej analizy, ponieważ na przedsiębiorcy ciąży szereg obowiązków związanych z […]

Obowiązki pracodawcy w zakresie ochrony danych osobowych, który wprowadził PPK dla swoich pracowników

Zgodnie z ustawą z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych każda organizacja, która zatrudnia co najmniej jedną osobę podlegającą obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu, musi otworzyć pracownicze plany kapitałowe (PPK) dla swoich pracowników i zleceniobiorców. PPK są prowadzone przez instytucję finansową na podstawie umowy o prowadzenie PPK, zawieranej przez pracodawcę w imieniu […]

Pomoc humanitarna dla obywatelek i obywateli Ukrainy a RODO

W związku z toczącą się wojną w Ukrainie pojawiło się bardzo wiele fantastycznych osób, chcących pomóc obywatelkom i obywatelom tego kraju, w tym tak dla nich trudnym czasie. Zrodziło się pytanie, jak tę pomoc uregulować pod kontem przetwarzania danych osobowych, aby była ona zgodna z prawem, a zarazem, aby to prawo nie utrudniało możliwości jej […]

Zapis do newslettera
Dodanie e-maila i potwierdzenie "Zapisz się" oznacza zgodę na przetwarzanie przez iSecure Sp. z o.o. podanego adresu e-mail w celu wysyłania newslettera o usługach, wydarzeniach, czy innych działaniach dotyczących naszej Spółki