iSecure logo
Blog

Prywatne dane kontaktowe pracownika – na jakich zasadach można je przetwarzać

Kategorie

Dzisiaj bierzemy na warsztat temat przetwarzania prywatnych danych kontaktowych pracownika, czyli w szczególności jego prywatnego numeru telefonu i adresu e-mail. Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że nie ma o czym mówić. Możliwe, że sporo pracodawców przetwarza na co dzień takie informacje – przecież nasz pracownik, jeszcze na etapie rekrutacji przekazał swoje dane kontaktowe, wydawałoby się więc, że swobodnie można je dalej wykorzystywać. Czy tak w rzeczywistości jest? Otóż nie.

Na etapie rekrutacji kandydat podaje dobrowolnie wybrane przez niego dane kontaktowe wyłącznie w związku z prowadzonym procesem rekrutacyjnym. Gdy pracodawca zdecyduje się już na zatrudnienie wybranej osoby, mamy do czynienia z nowym procesem przetwarzania danych osobowych, a cele przetwarzania są odmienne od tych przyjętych na etapie rekrutacji.

Jeżeli pracodawca chce kontaktować się z pracownikiem, jak również umożliwić mu kontakt z innymi pracownikami oraz ewentualnie klientami/kontrahentami, powinien zapewnić pracownikowi odpowiednie narzędzia do tego celu. Obejmuje to nie tylko sprzęt, ale także służbowy numer telefonu i służbowy adres e-mail. Na przetwarzanie wskazanych danych kontaktowych pracodawca nie musi odbierać zgody pracownika. Podstawą prawną dla ich wykorzystywania jest co do zasady prawnie uzasadniony interes pracodawcy.

Inaczej jest w przypadku, gdy pracodawca nie zapewnił pracownikowi służbowych danych kontaktowych, a zachodzi konieczność porozumienia się z pracownikiem w sprawach służbowych. Co zrobić w takiej sytuacji? Odebrać zgodę od pracownika na przetwarzanie jego prywatnego numeru telefonu lub prywatnego adresu e-mail (ewentualnie innych danych kontaktowych). W tym miejscu trzeba podkreślić, że pracownik ma prawo tej zgody odmówić i nie mogą go z tego tytułu spotkać żadne negatywne konsekwencje. Mówi o tym wprost kodeks pracy. Pracownik musi mieć zapewnioną swobodę co do podjęcia powyższej decyzji. Co istotne, nie można zmusić pracownika, aby zgodził się łącznie na przetwarzanie zarówno prywatnego numeru telefonu, jak i prywatnego adresu e-mail. Może on albo w ogóle nie wyrazić zgody, albo wyrazić zgodę na jeden kanał komunikacji, albo na kilka lub wszystkie. Pamiętaj, aby zgodnie z zasadą rozliczalności udokumentować wyrażenie zgody przez pracownika. Może ona mieć formę pisemną lub mailową. Ustną zgodę będzie trudno udowodnić. Zwróć także uwagę na to, że choć co do zasady w przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody dane osobowe mogą być przechowywane do czasu jej cofnięcia, to w przypadku ustania zatrudnienia pracodawca powinien uznać, że wyczerpał się cel przetwarzania prywatnych danych kontaktowych pracownika i również powinien te dane usunąć.

Pobierz wpis w wersji pdf

Podobne wpisy:

Czy administrator musi udostępnić podmiotowi danych nagranie jego rozmów telefonicznych?

Bardzo często spotykamy się z sytuacją, w której rozmowy telefoniczne podlegają nagrywaniu. W ten sposób funkcjonuje znaczna część rynku poczynając od call centre, infolinii sprzedażowych, banków czy placówek medycznych. Osoby, których rozmowa będzie nagrywana powinny zostać o tym fakcie uprzedzone jeszcze przed rozpoczęciem nagrywania. Nagrywanie rozmów stanowi z kolei przetwarzanie danych osobowych, a zatem osoba, […]

Jak powinno wyglądać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych?

Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych to standardowy temat pojawiający się podczas działań podejmowanych w ramach wdrażania przepisów prawa ochrony danych osobowych w organizacji.  Mimo dość ustrukturyzowanej formuły upoważnienia, pojawia się szereg wątpliwości w kontekście obowiązku wydania samego dokumentu czy jego ostatecznej formy. W artykule postaramy się przybliżyć najważniejsze kwestie związane z upoważnieniami i jednocześnie odpowiedzieć […]

Ważny wyrok TSUE – Naruszenie RODO nie daje automatycznie prawa do odszkodowania

Prawo do odszkodowania w wyniku naruszenia przepisów Rozporządzenia zostało sformułowane w art. 82 RODO. Artykuł składa się z sześciu ustępów, które wskazują na generalne zasady dochodzenia odszkodowania i odpowiedzialności pomiędzy administratorem a podmiotem przetwarzającym. Kluczowe przy dzisiejszym wpisie będzie art. 82 ust. 1 RODO, który stanowi: „Każda osoba, która poniosła szkodę majątkową lub niemajątkową w […]

Zapis do newslettera
Dodanie e-maila i potwierdzenie "Zapisz się" oznacza zgodę na przetwarzanie przez iSecure Sp. z o.o. podanego adresu e-mail w celu wysyłania newslettera o usługach, wydarzeniach, czy innych działaniach dotyczących naszej Spółki